Excel由于其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)查找計(jì)算功能，在試驗(yàn)數(shù)據(jù)計(jì)算和報(bào)告出具中有極為廣泛的應(yīng)用；在一些文字類報(bào)告，特別是有排版要求的文字類報(bào)告中，由于Excel在文字和排版方面的“先天不足”，Word軟件又扮演著重要的角色。當(dāng)我們編寫檢測(cè)報(bào)告時(shí)，除了工程信息、檢測(cè)數(shù)據(jù)之外，有很大一部分是模塊化的文字，傳統(tǒng)的檢測(cè)數(shù)據(jù)處理和文字類報(bào)告編寫流程，一般是通過Excel匯總和計(jì)算數(shù)據(jù)，然后填寫或復(fù)制到Word報(bào)告中。在填寫或復(fù)制過程中，如果數(shù)據(jù)量比較大，就需要大量機(jī)械重復(fù)性工作，工作量大姑且不說，人工操作也難免出差錯(cuò)。

“郵件合并”是Word中一項(xiàng)使用方便而不為常人所知的數(shù)據(jù)管理功能，可將各類數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)成格式化的word文檔，利用它利我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速的完成同一模板、不同數(shù)據(jù)的報(bào)告編寫工作。進(jìn)而大大提高工作效率和準(zhǔn)確率。

1. “郵件合并”的簡(jiǎn)介及應(yīng)用

“郵件合并”是指將公用的內(nèi)容（模板）和特定的內(nèi)容（數(shù)據(jù)源）批量合并在一起，分別組成多個(gè)Word文件，節(jié)省時(shí)間，提高效率，且不會(huì)出錯(cuò)。其中，模板中的信息是公用的，也就是檢測(cè)報(bào)告中文字不發(fā)生變化的、模塊化的文字部分；數(shù)據(jù)源中的信息是變化的，也就是檢測(cè)報(bào)告中的工程信息、檢測(cè)數(shù)據(jù)以及檢測(cè)結(jié)論中的關(guān)鍵字。

“郵件合并”功能最初的開發(fā)初衷是為信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔提供便利，只需要制作一份包含收件人姓名、地址以及其他信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以方便的生成和打印大批量的同一內(nèi)容，不同收件人的信函，主要為各種公文發(fā)布提供方便。在實(shí)際使用過程中中，“郵件合并”功能應(yīng)用不止于此，只要是需要大量編寫內(nèi)容分為固定不變和變化兩部分的文檔，該功能都會(huì)提供極大的便利。如：請(qǐng)柬、工資條、介紹信、證書、以及我們編寫的檢測(cè)報(bào)告。只要有數(shù)據(jù)源提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二位數(shù)據(jù)表，就可以很方便的按一組數(shù)據(jù)一個(gè)文檔的方式保存或打印出來。

數(shù)據(jù)源可以是office數(shù)據(jù)庫(kù)連接、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Microsoft數(shù)據(jù)鏈接、word文件以及Excel文件。實(shí)際工作中，我們可以使用較為熟悉的Excel制作數(shù)據(jù)源，不但不用去系統(tǒng)的學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)就能上手，而且可以利用Excel強(qiáng)大的計(jì)算功能完成數(shù)據(jù)計(jì)算，將數(shù)據(jù)處理和報(bào)告編寫兩個(gè)流程結(jié)合起來，避免出錯(cuò)的同時(shí)提高工作效率。

2. “郵件合并”的操作使用

“郵件合并”的操作使用過程分為三部分，下文將會(huì)一一介紹。

2.1 建立Word模板

模板文檔就是前文所說的固定不變的主體內(nèi)容，如：“我單位受XXX委托，承擔(dān)了XXX的檢測(cè)工作”、“該工程設(shè)計(jì)樁身壓實(shí)系數(shù)不小于XXX，樁間土平均擠密系數(shù)不小于XXX，設(shè)計(jì)復(fù)合地基承載力特征值不小于XXXkPa?！薄ⅰ皺z測(cè)結(jié)果分別為XXX、XXX、XXX，平均值為XXX，標(biāo)準(zhǔn)差為XXX，XXX滿足設(shè)計(jì)要求”等等。

制作模板文檔時(shí)建議將要填入的內(nèi)容用不同字體或顏色標(biāo)注出來，以免后期插入數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生漏項(xiàng)的問題。編寫完文檔，按照排版要求排好版以后，就可以存儲(chǔ)為普通的Word文檔，作為“郵件合并”的Word模板了。

2.2 建立Excel數(shù)據(jù)源

使用Excel制作數(shù)據(jù)源時(shí)要注意制作成標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)據(jù)表。首先在第一行依次輸入標(biāo)題，如：“報(bào)告編號(hào)”、“委托單位”、“工程名稱”、“設(shè)計(jì)值”、“實(shí)測(cè)值”、“是否合格”等，建議按照Word模板中的順序依次填入，以免漏項(xiàng)。然后就可以從第二行開始輸入相應(yīng)的文本或數(shù)據(jù)，完成多份報(bào)告信息的錄入。數(shù)據(jù)源表中的行數(shù)，決定了報(bào)告的生成份數(shù)。

使用Excel建立數(shù)據(jù)庫(kù)，除了簡(jiǎn)單明了之外，還有以下兩個(gè)好處。第一，報(bào)告中的數(shù)據(jù)處理和計(jì)算可以直接在數(shù)據(jù)庫(kù)中完成，編寫好函數(shù)公式后，可以簡(jiǎn)化大量的計(jì)算工作，而且以后再出具時(shí)，只需要填寫數(shù)據(jù)、復(fù)制公式就可以完成數(shù)據(jù)處理和更新。第二，該數(shù)據(jù)源除了為模板提供數(shù)據(jù)之外，還可以作為臺(tái)賬來使用，靈活應(yīng)用Excel的篩選和統(tǒng)計(jì)功能，可按目的輕松分類查閱和提取所錄入的所有信息。

值得注意的是在建立數(shù)據(jù)源時(shí)，同一份報(bào)告中的內(nèi)容信息必須在同一行。當(dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜處理時(shí)，可以新建工作表對(duì)其處理，然后利用“OFFSET”或“INDEX”函數(shù)提取至二維數(shù)據(jù)表。

2.3 合并Word模板和Excel數(shù)據(jù)源

打開之前制作好的Word模板文檔，選擇“郵件”菜單欄，點(diǎn)擊“開始郵件合并”按鈕，選擇“信函”模式。因?yàn)橹挥性谠撃Ｊ较?，才能合并多個(gè)目標(biāo)信息，而且合并后的各條信息才會(huì)單獨(dú)形成一個(gè)文檔。

點(diǎn)擊“選擇收件人”按鈕，選擇“使用現(xiàn)有列表”。找到之前建立好的Excel數(shù)據(jù)源文檔，這樣就可以在Word模板和Excel數(shù)據(jù)源之間建立鏈接。若數(shù)據(jù)源文檔中還有其他工作表，則選擇建立了二維數(shù)據(jù)表的工作表，而不是其他用于計(jì)算或統(tǒng)計(jì)的工作表。

點(diǎn)擊“插入合并域”按鈕，將相應(yīng)的域選項(xiàng)依次插入到模板文檔中相對(duì)應(yīng)的位置。插入過程中可以通過點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕來在域名稱和顯示結(jié)果中切換，檢查插入的內(nèi)容和位置是否合適。所有需要插入信息插入完成后，可以通過點(diǎn)擊向前或向后按鈕來依次查看每一份報(bào)告。

檢查內(nèi)容、位置無誤后，可以點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕，選擇編輯單個(gè)文檔來完成合并并將每份報(bào)告另存為或打印，也可以通過點(diǎn)擊向前或向后按鈕來查看或打印每一份報(bào)告。

3. 結(jié)語(yǔ)

Word“郵件合并”的功能非常強(qiáng)大，只要制作好Word模板和Excel數(shù)據(jù)源，并將其建立鏈接后，以后的報(bào)告出具只需要在數(shù)據(jù)源中填入新的報(bào)告信息就可以完成，若報(bào)告格式發(fā)生變化也僅需要將Word模板微調(diào)即可。使用該功能，不但充分利用了Word在處理文字、排版、打印方面的優(yōu)勢(shì)，也充分利用了Excel在處理、匯總、篩選數(shù)據(jù)方面的優(yōu)勢(shì)，而且將我們從那些復(fù)雜的機(jī)械重復(fù)性工作解放出來，極大地提高了工作效率、將人工操作的失誤極大地降低，使我們可以將更多的精力投入其他創(chuàng)造性的工作中去。

作者：尹皓亮